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8月2011

タスクリストはメールのInboxに




私は普段目標を達成するためにすることを手帳に記しています。

マンスリーの欄に今月すること、月間目標を書き、
ウィークリーの欄には今週すること、週間目標を書いています。

但し、最近思うように目標がこなせていないな、、
と自分自身思っています。

ちょっと原因を考えてみました。

普段毎朝手帳に今日すべきことを書きます。
(たいてい仕事以外のことです。プライベートの目標を達成するために
すべきことですね)



ですが、、仕事が始まると、、、
仕事で忙しいこともあるのですがほぼ1日手帳を見ないのです。

帰宅するころに手帳を見て「あ、今日これを空いた時間にするべきだった。。」
と忘れていたことに気づき何もすることができなかった日もしばしば。。


手帳を見ない自分も悪いのですがもっとダメな原因として
「手帳に書いたタスクが達成されなくても平気な自分がいる」
ことに最近気づきました。


タスクをこなさなくても
「まぁ明日の欄に書き直せばいいや」と開きなっているのです。

それではできるワケがない、
と思い対策を考え本記事のタイトルの方法を思いつきました。


何かすべきことがあった場合、
タスクを携帯メール等から「仕事用のメールアドレス」にメールすることにしました。

私はメールの振り分け設定はしていません。
全てのメールは1度Inboxに溜まります。

そこから返信したり読み終わったメールはアーカイブ(Gmailのため)して
Inboxには私がこなすタスクがあるメールのみ残っている状態にしています。

Inboxが少ないほど達成感を覚えます(笑)


前述した携帯から送るメールももちろんInboxに。
例えば「○○についてのブログを書く」と決めた場合、
そのタイトルでメールをするとそのメールがInboxに残ります。


そしてブログを書き終えるまでそのメールは決して削除しません。


タスクや仕事のメールでInboxがいっぱいになることは
私にとってかなりのストレスになります。


早く消したい、早く消したい、、という思いを武器に
タスクをこなしていこう、という策略です。


実践して少し経ちますがやはり手帳に書いていたころよりも
スキを見つけては行動をおこすようになった気がします。

タスクが書かれたメールを削除することが気持いいから(笑)


しばらく続けてみようと思います。


ちなみになぜプライベートメールではなく仕事用メールに送るかというと、
仕事中はプライベートメールをあまり見ないから。
より目に触れる方をタスクリストとして活用した方が良いと思ったのが理由です。



この方法によって私にとっての手帳の存在価値が少し変わる予感がします。
来年はどんな手帳の使い方をするのか、、

その辺も自分のことながら注目です。







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2011年8月21日 10:31 PM | カテゴリー:その他 | コメント(0)

【書評】「超!自分マネジメント整理術」 石田 淳






2011年書評47冊目。

先日、石田淳著「すごい実行力」の書評を書きましたが引き続き。
今回紹介する本は「超!自分マネジメント整理術」。

いい仕事は「整理」することから始まる。

この文面から本書は始まります。

但し、単に整理整頓をするという意味ではなく、
仕事の内容、身の回りの環境、頭の中、、
様々なカテゴリーを整理することにより「自分が掲げた目標に直結する行動を増やす」。
そのための整理術が本書で学べる「自分自身マネジメント整理術」です。


行動を具体的に「言語化」する。


定義付けをする。と置き換えても良いかもしれません。

特に仕事における行動は具体的に「言語化」しないと認識の違いが生まれます。
数値も交え他者が見ても同じ行動をとれる形にすることが重要です。

例えば、

「営業を頑張り新規客を増やす。」
ではなく

↓

「営業訪問数を前月より5件増やし新規客を増やす。」

というような感じです。
「頑張る」だけでは他人が見た場合の解釈が違ってきますが
「5件訪問」は誰が見ても同じ認識になります。



ピンポイント行動を増やす


自分が設定した目標を達成するためには何かしらの行動をとらなくてはいけません。
闇雲に行動を増やしても多少は目標達成に近づくかもしれませんが効率が悪い気がします。

その際に着目するポイントとしては、
「その行動が増やしたら成果が上がるかどうかを考える」こと。

その行動をすることにより成果が上がる行動のことを「ピンポイント行動」と
本書では定義付けています。

例えば、「ビジネスマンとして幅広い知識を身に付ける」という
目標を掲げていたとして、毎晩帰宅後に行う行動が下記だとします。

・TVを見る
・読書をする
・明日の仕事の下調べをする
・ネットサーフィンをする

「TVを見る」と「ネットサーフィンをする」は自分が掲げている成果に
直結しないため排除する必要があります。
一方「読書をする」、「明日の仕事の下調べをする」は目標に直結する
行動のため継続したり行動時間を増やすことが必要です。

行動を増やすか減らすかの判断基準は成果に直結しているかどうかです。



——————————————————–

すること、したいことが増えると足りないのはやはり時間です。
何か行動をするにも時間がもちろん必要で時間は有限です。

たまにする回り道ももちろん人生においては必要なことですが
それ以外の日々の仕事や自分がすべきことはより効率よく
ピンポイント行動に着目してこなしていきたいと思います。

身の回りの環境の整理、PCのデータ・ファイルの整理といった
整理術も載っているので単に整理整頓が苦手な方も読んでみて
よいかもしれません。



●読書メモ
・できる人とできない人の違いは数%の違い。

・他人に何か行ってもらいたい場合も
具体的に言語化して認識の違いが出ないようにする。

・トラッシュデイ
3か月に1度何が何でも段ボール1箱分のゴミを捨てる日を設ける。

・1日の時間割を意識する。


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2011年8月20日 10:30 PM | カテゴリー:書評 ビジネス | コメント(2)

【書評】「すごい実行力」 石田 淳




すごい「実行力」 (知的生きかた文庫)


2011年書評46冊目。


まだまだまだまだ実行力が足りないと
日々感じている私ですが立てた目標を達成するための
手助けとなるような良書に出会いました。

ページ数も少なくスラスラ読めますが
実行力を身に付けるためのヒントを得ることができました。


本書で特に共感を得た3つのポイントを挙げます。


●「実行した後のメリット」を考える。
●実行しなければ「困ること」を書き出す。
●「行動に直結する動機」を見つける。



誰でも「目標」は立てると思います。
年始、月初、週の始め、、

ですが目標を立てる人は多くてもその通りに実行できる人は
少ないと思います。


正月だからとりあえず目標を立てるか、
月の始めだからとりあえず目標を立てるか、
皆、目標を立ててるみたいだからとりあえず何か考えてみるか、

という安易な考えの方も多いのではないでしょうか。


上記に挙げた3つのポイントを事前に考えた上で
目標設定のシュミレーションをしてみましょう。



例えば、
「毎朝早起きして時間を有効に使いたい」という目的のもと、
「毎朝5時に起きる」という目標を立てたとします。

その後の実行までのプロセスを考えてみます。


●「実行した後のメリット」を考える。
毎朝5時に起きることが「できるようになった後」のメリットを考えます。
・毎朝空いている電車で通勤できる。
・朝の内に仕事を終わらすことができる。
・仕事前に運動や読書をすることができる。

などでしょうか。


●実行しなければ「困ること」を書き出す。
続いて毎朝5時に「起きることができなかったときの」困ることを書きだします。
・毎日満員電車で通勤しないといけない。。
・常に時間が足りず仕事に追われてしまう。。
・自分の時間が全く持てない。。

など。
さらにこの目標を他人に公表していた場合、
・有言実行できなかった意思が弱い人、というマイナスイメージを持たれてしまう。

ということも困ることの1つですね。


●「行動に直結する動機」を見つける。
「行動に直結する動機」とは「ニード(必要性)」と「メリット(利点)」です。
早起きという「行動」をつい起こしたくなるような動機を見つける必要があるのですが
「ニード」と「メリット」があれば人は行動を起こします。

・早起きをすれば空いている電車で悠々と通勤できる。(メリット)
・自分の時間を確保するために早起きをする必要がある。(ニード)
・どんなことがあろうと会社に遅刻してはいけない(ニード)


以上の3つのポイントを意識し目標に向かって取り組むことにより
徐々にでも着実に実行力が付いていくと思います。

自分自身をマネジメントするつもりで取り組んでみてはいかがでしょうか。



●読書メモ

・「できる人のやり方」を1つだけ真似る。

・「好きなこと」は後回しにする。

・目標を立てたら「人に宣言する」。

・二ードとメリット。

・行動するために必要な増やしたい行動は「不足行動」、
 減らしたい行動は「過剰行動」。

・1.行動を細かく分解する。
 2.チェックリストを設ける。
 この2点で行動することができる。

・人に物を頼む時、その人が行動したくなる理由を考える。


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2011年8月12日 12:25 AM | カテゴリー:書評 ビジネス | コメント(0)

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